3 Probleme von herkömmlichen Social Intranets

Nach Ansicht bekannter Experten auf diesem Gebiet haben die üblichen sozialen Intranets drei Nachteile. 

Soziale Intranets gibt es schon seit geraumer Zeit. Jeder Relaunch eines Intranets wird heutzutage als soziales Intranet geplant, für das es eine Menge fertiger Tools wie JIVE, COYOTE, BITRIX24 etc. gibt. Und ja, die Idee scheint reizvoll zu sein! Sie erhalten ein Mitarbeiter-Informations- und Kommunikationswerkzeug, das die Zusammenarbeit erleichtert! 

Allgemein gibt es dabei aber 3 Nachteile:

​Reichweite vs. Informationssicherheit

 Einer der größten angepriesenen Vorteile von sozialen Intranets ist ihre Reichweite im Vergleich zu traditionellen Intranets.

Effektive Kommunikation braucht Reichweite 

Die Reichweite eines sozialen Intranets ist weitaus größer als das Schreiben eines Blog-Posts in einem herkömmlichen Intranet. Jeder Mitarbeiter verfügt über ein Konto und kann potenziell mit wenigen Klicks auf alle Informationen zugreifen. Die meisten sozialen Intranets verfügen auch über eine anpassungsfähige Website (was bedeutet, dass sie auf einem Mobiltelefon angezeigt werden können), aber die Mitarbeiter müssen sich jeden Tag darin einloggen - und ehrlich gesagt, würde einer Ihrer Mitarbeiter das tun?

Reale Reichweite bedeutet jeden Mitarbeiter zu erreichen, auch wenn er keinen Zugang zu einem Computer hat oder nicht im Büro sitzt.

Die einzige Lösung für dieses Dilemma ist, wenn Ihr soziales Intranet über eine App über das Smartphone jedes Mitarbeiters erreichbar ist. Eine App muss nicht jeden Tag eingeloggt werden, und eine App bietet auch den Vorteil, dass sie Push-Benachrichtigungen erlaubt (auch wenn der Benutzer gerade nicht in der App ist), was die Reichweite und das Engagement der Benutzer DRAMATISCH erhöht. Darüber hinaus ist es möglich, die notwendigen Push-Benachrichtigungen und/oder den Inhalt auf den Benutzer zuzuschneiden, was bedeutet, dass sich die Mitarbeiter viel mehr mit der App beschäftigen werden, da sie ihnen bei ihrer Arbeit helfen wird. 

Datensicherheit 

Die Frage der Zugänglichkeit wird oft durch Fragen des Datenschutzes kompliziert. Die meisten Unternehmen in Europa verwenden ein abgestuftes Sicherheitsniveau für jede ihrer Daten. Die normalerweise verwendeten Kategorien sind:
  1. Extern
  2. Intern
  3. Vertraulich
  4. Streng vertrauliche Daten.
Normalerweise können Sie für die tatsächliche Reichweite nur Informationen auswählen, die zu den Kategorien 1 oder 2 gehören, die durch die oben genannten Anwendungen leicht abgedeckt werden können. Das Problem ist jedoch, dass bei der Arbeit an Projekten oft auch Daten, die zu den Kategorien 3 und 4 gehören, ihren Weg ins soziale Intranet finden.

Und hier liegt das Problem. Wie kann man verhindern, dass diese vertraulichen und streng vertraulichen Daten in das Intranet diffundieren, wenn Menschen gemeinsam an Projekten arbeiten? Das ist nahezu unmöglich!

SION hat sich da eine sehr elegante Lösung ausgedacht. Interessiert? 

Soziale Intranets verpassen die beiden größten Trends in der digitalen Zusammenarbeit 

Das Herzstück jedes sozialen Intranets sind virtuelle Räume mit Dokumentenspeicherung, Teamblogs, Aufgabenverwaltung und Wikis. Diese können von jedem Teammitglied zur Verbesserung der Zusammenarbeit genutzt werden. Diese Teamräume sind gut geeignet, um die Informationen strukturiert zu strukturieren, aber sie sind nicht ideal für die Zusammenarbeit.

In den letzten Jahren hat es einige interessante Entwicklungen in Form von Kollaborationswerkzeugen gegeben. 

Team Messaging 

In den letzten Jahren wurde eine Form der Zusammenarbeit, die (endlich) E-Mails ersetzt und zwar das Team-Messaging. Tools wie Slack und Microsoft Teams haben gezeigt, wie man über Teamgruppen hinweg zusammenarbeiten kann. Nach nur zwei Jahren ist es Microsoft gelungen, 329.000 Unternehmen dazu zu bewegen, seine Tools für die interne Kommunikation einzusetzen.

Aber was ist mit den strukturierten Daten aus den sozialen Intranet-Teamforen? Wie wäre es, beides in einem Tool zu haben?

Das neue Produkt SION beinhaltet genau das. Im Kern ist es ein soziales Intranet und verfügt über diese virtuellen Räume, aber es hat auch, genau wie die oben erwähnten Team-Messaging-Tools, die Möglichkeit, Gruppenstreams beizutreten, Updates zu Teamprojekten zu erhalten und sogar Videokonferenzmöglichkeiten. Alles in einem Tool. 

Video-Konferenzen 

Wie die Corona-Krise gezeigt hat, werden sich die Unternehmen mehr und mehr auf Fernarbeit verlegen. Es funktioniert einfach.

Eines der Dinge, die jedoch für eine effektive Zusammenarbeit fehlen, ist das Sehen des Gesichtsausdrucks der anderen Person, mit der Sie gerade telefonieren. Ja, man kann ein anderes Tool dafür haben (es gibt ja schliesslich viele Messaging apps), aber das ist ein weiteres Tool, für das man Geld ausgeben muss, und welches die Verwirrung der Mitarbeiter in der Vielzahl der Tools, die im Unternehmen verwendet werden, noch verstärkt. 

Es wäre ideal, wenn die sozialen Intranets diesen wichtigen Trend nachholen könnten. SION ist derzeit das einzige, das ich kenne, das Chats, Anrufe, Videoanrufe und Konferenzschaltungen anbietet. Man muss nicht mehr versuchen, Tausende von Tools zu einer Arbeitsinstrumentensammlung zusammenzustellen und wenn einmal alles fertig programmiert ist, wird es aktualisiert und arbeitet auf einmal nicht mehr mit den anderen zusammen.

Soziale Intranets verpassen Innovationen im Bereich des Mitarbeiterengagements 

Eine der zentralen Aufgaben eines Intranets ist es, den Mitarbeiter bei seinen alltäglichen Aufgaben zu unterstützen und so die Produktivität des Mitarbeiters sowie sein Engagement zu steigern. Und hier versagen alle sozialen Intranets. 

Kontinuierliche Mitarbeiterbewertung durch Gamifizierung 

Einer der größten Trends, den die aktuellen sozialen Intranets völlig verpassen, ist die Gamifizierung. Computerspiele sind auf die soziale Konditionierung ihrer Nutzer angewiesen. Die beliebtesten Spiele verwenden zum Beispiel ein Punktesystem, um zu zeigen, wie weit eine Person auf dem Weg ist, ihren Charakter zu nivellieren und neue Eigenschaften für ihren Charakter zu erschließen usw.
n den letzten Jahren haben andere Teile der Wirtschaft begonnen, diese Idee der Gamifizierung aufzugreifen, um ein bestimmtes Verhalten der Benutzer zu fördern. Ein gutes Beispiel dafür ist Class Dojo. Gutes Verhalten in der Klasse wird belohnt, indem der Avatar eines Kindes Pluspunkte oder schlechtes Verhalten Minuspunkte erhält. Die Psychologie, die dahinter steckt, ist eigentlich schon ziemlich alt, aus dem Jahr 1902. Das Experiment heißt Pawlow's Hund.
Wie wäre es, wenn diese Gamifizierung dazu verwendet würde, produktives Verhalten oder kleinere Leistungen kontinuierlich zu belohnen? Tolle Idee? Dann können Sie hier mehr lesen!

SION nutzt diesen neuen Trend der Gamifizierung, um die Produktivität der Mitarbeiter weiter zu steigern. Manager oder designierte Mitarbeiter können anderen Mitarbeitern eine kontinuierliche Beurteilung geben und so produktives Verhalten belohnen. Gleichzeitig wird der Mitarbeiter darauf konditioniert, produktiv zu sein, und erhält eine kontinuierliche Beurteilung seiner Leistung.

Zugänglichkeit

 Dieser Teil wurde oben bereits ausführlich erörtert. Die derzeitigen sozialen Intranets haben nicht die tatsächliche Reichweite, die sie vorgeben zu haben. Mehr als 65% der derzeitigen Beschäftigten haben nicht jeden Tag Zugang zu einem Computerterminal. Diese werden über traditionelle soziale Intranets überhaupt nicht erreicht.

Einige soziale Intranet-Apps entstehen zwar jetzt, aber ihre Nutzung ist oft nicht so intuitiv, wie man es sich wünscht, und sie erlauben nicht die fein abgestimmte Anpassung von Push-Benachrichtigungen, die mitreißende Anwendungen normalerweise haben sollten.

SION basiert auf den Erfahrungen, die beim Betrieb des beliebten sozialen Netzwerks International Friends gemacht wurden. Seinen Erfolg verdankt es vor allem seiner Mobile-First Strategie, die es International Friends ermöglicht hat, zu wachsen und zu einer etablierten App im Bereich der sozialen Netzwerke zu werden. Die gleiche Strategie wird auch bei SION angewandt, was Ihren Chancen auf eine erfolgreiche Intranet-Einführung einen enormen Auftrieb verleiht.

Fokus auf alle Arten der unternehmensinternen Kommunikation 

Wie wir in den obigen Ausführungen gesehen haben, sind soziale Intranets gut geeignet, einen Raum für die Organisation der Dokumentation und deren strukturierte Präsentation zu bieten. Allerdings müssten soziale Intranets viel mehr als das ermöglichen. Sie müssen es dem Mitarbeiter ermöglichen, effizient an Dokumenten zusammenzuarbeiten, effizient zu kommunizieren und gleichzeitig auch die Mitarbeiter motivieren. 

Bei der Kommunikation dreht sich heutzutage alles um Team-Messaging. Das obere Management muss in der Lage sein, jeden Mitarbeiter zu erreichen, während die Abteilungsleitung in der Lage sein muss, mit den etwa 50 Mitarbeitern zu sprechen, die in ihren Zuständigkeitsbereich fallen, während Projektteams in der Lage sein müssen, alle Mitglieder des Projekts zu kontaktieren, auch wenn sie aus anderen Bereichen kommen.

Wie während der Coronapandemie besonders deutlich wurde, ist es außerdem von entscheidender Bedeutung, Videotelefongespräche zu führen, um Missverständnisse zu vermeiden und eine effektive Kommunikation miteinander zu ermöglichen. Es ist NICHT sinnvoll, diesen Teil in ein anderes Werkzeug und in ein anderes Werkzeug zu integrieren, sondern er sollte direkt Teil des sozialen Intranets sein (und damit zu einem Intranet der sozialen Zusammenarbeit werden). Der Benutzer sollte nicht zu einer anderen Anwendung mit einer anderen Benutzererfahrung und einem anderen Passwort usw. springen müssen. 

Schlussfolgerung 

Soziale Intranets gibt es nun schon seit einem Jahrzehnt. Die Standard-Sozialintranets haben jedoch drei eklatante Nachteile:

  1. Soziale Intranets behaupten, eine große Reichweite zu haben, aber mit einer großen Reichweite kommt auch das Problem der Datensicherheit, da vertrauliche Daten oft an nicht vertrauliche Stellen verbreitet werden.
  2. Soziale Intranets verpassen die beiden größten Trends in der Zusammenarbeit: Team-Messaging und Videokonferenzen
  3. Soziale Intranets vermissen Innovationen beim Mitarbeiterengagement.

Alles in allem sollten Sie, wenn Sie ein soziales Intranet einrichten, die oben genannten Punkte unbedingt berücksichtigen, da Ihr neues soziales Intranet bald veraltet sein könnte, weil niemand es nutzen wird.

Es gibt jedoch Möglichkeiten, die oben genannten Probleme zu umgehen. Derzeit entsteht eine neue Art von Social Intranet, das sich an kleine und mittlere Unternehmen wendet, mit dem Ziel, einen vollständig digitalen Arbeitsplatz bereitzustellen. SION gehört zu diesen neuen Arten von sozialen Intranets. 

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