Mitarbeiterplattform als Effizienzmotor

Die strategische Digitalisierung operativer Prozesse in der internen Kommunikation über eine zentrale Plattform senkt Kosten. Ein Mobile-First-Konzept in Unternehmen mit vielen Mitarbeitern ohne PC-Arbeitsplatz schafft zudem eine gute Unternehmenskultur. Beispiele aus der Praxis zeigen, was eine digitale Kommunikationsplattform in Unternehmen bewirken kann.

Die Art und Weise, wie ein Unternehmen seine interne Kommunikation und Zusammenarbeit gestaltet und lebt, sagt viel über die Unternehmenskultur aus. Firmen in traditionellen Branchen sind im Vergleich zu solchen in jungen Branchen – wie etwa Start-ups – oft dezentral organisiert. Der Informations- und Kommunikationsfluss ist häufig eingeschränkt und einseitig. Zudem legen sie den Fokus eher auf Risikominimierung und weniger auf Innovationsmaximierung. In der Regel setzt man dort noch heute auf die klassischen Kommunikationswege. Dazu gehören Schwarze Bretter, E-Mails oder die analoge Hauspost. Auch wenn dies früher üblich war und manche Firmenchefs noch daran festhalten: Die Tage der traditionellen Topdown-Kultur sind gezählt. Schon lange liegen flache Hierarchien, wechselseitiges Feedback, eine Bottom-up-Kultur und Mitbestimmung der Mitarbeiter weit vorn in den Trends der internen Unternehmenskommunikation. Transparenz und Offenheit sowie die Identifikation mit dem Unternehmen sind dabei heute die wichtigsten Ziele.

Betrachtet man die Ergebnisse aktueller Studien, so steht es nicht gut um die Zufriedenheit der Belegschaften

Nach Angaben von Gallup (2018) machen im DACH-Raum 70 Prozent lediglich Dienst nach Vorschrift, 15 Prozent haben innerlich gekündigt und 51 Prozent sind sogar aktiv arbeitssuchend. Dies ist eine Situation, die Unternehmen teuer zu stehen kommt: Mitarbeiter mit wenig Engagement und hohem Wechselwillen kosten die deutsche Volkswirtschaft bis zu 105 Milliarden Euro jährlich. Und Kosten entstehen nicht erst, wenn ein Mitarbeiter geht. Eine Studie des Wissenschaftlichen Instituts der AOK (Badura et al. 2016) hat festgestellt, dass 27,5 Prozent der Beschäftigten, die ihre Unternehmenskultur negativ bewerten, ihre Gesundheit als „nicht gut" einschätzen. Bei der Vergleichsgruppe mit einer positiv erlebten Unternehmenskultur sind es nur 8,9 Prozent. Auch Fehlzeiten von mehr als 15 Tagen treten vor allem dort auf, wo Beschäftigte die Unternehmenskultur negativ bewerten. Ganz oben auf der Liste der Faktoren, die die Unternehmenskultur positiv beeinflussen, steht eine moderne interne Kommunikation mit gesundem Kommunikationsklima. 

Zentrale Mitarbeiterplattform als Erfolgsfaktor

Um eine überholte klassische interne Kommunikation zu modernisieren, braucht es weder eine neuartige Coaching-Methode noch eine erfolgreiche Unternehmensberatung. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, die interne Kommunikation und Zusammenarbeit mithilfe einer zentralen Mitarbeiterplattform zu digitalisieren und auch die mobilen Mitarbeiter in Produktionshallen, im Hotel oder auf Verkaufsflächen mithilfe einer Mitarbeiter-App einzubinden. Eine solche digitale Lösung integriert alle unternehmensweiten Kommunikationskanäle in einer sicheren Mitarbeiterplattform, die sowohl von Desktop- als auch von mobilen Geräten aus zugänglich ist. Das Ergebnis ist eine produktivere und effizientere Belegschaft. 

Geringere Kosten, zufriedenere Mitarbeiter 

Heutige technologische Möglichkeiten bieten leicht zu realisierende Lösungen für eine zukunftsfähige und strategische interne Kommunikation, die alle Mitarbeiter mitnimmt, auch die, die nicht an einem festen PC-Arbeitsplatz tätig sind – die Verkäuferin im Einzelhandel, den Rettungssanitäter im Einsatzfahrzeug, das Zimmermädchen und den Koch in der internationalen Hotelkette genauso wie den Maschinen- und Anlagenführer im produzierenden Betrieb oder den U-Bahnfahrer. Es gibt sehr viele Unternehmen, in denen mehr als 50 Prozent der Beschäftigten nicht über E-Mail oder andere digitale Kommunikationswege verbunden sind. Mehr als 1,7 Milliarden gewerbliche und oft mobile Mitarbeiter ohne Büroarbeitsplatz weltweit sind heute nicht oder nur schlecht miteinander verbunden – das sind 80 Prozent aller Arbeitnehmer.

Positiver Einfluss auf operative Prozesse 

Eine digitale Kommunikationsplattform bietet Chancen zur Digitalisierung und Automatisierung im Unternehmen, die auch für operative Prozesse neue Möglichkeiten schaffen. Sie kann die interne Kommunikation weg von der früher üblichen eingleisigen Top-down-Kommunikation hin zu einer interpersonalen Austauschkommunikation und prozessbegleitenden operativen Kommunikation verändern. Dabei müssen Informationen auch von unten nach oben, abteilungsübergreifend und diagonal in verschiedene Teams fließen. 

Oben in der Kommunikationspyramide befindet sich die Top-down-Kommunikation, die offizielle Kommunikation über Firmenzeitschriften, interne Newsletter oder Intranet aus längst vergangenen Tagen. Auf dieser Ebene kommuniziert das Unternehmen seine Strategien und Ziele. Auf der Zwischenebene befindet sich die Management-Kommunikation, die Standorte und Teams verbindet. Hier finden unter anderem die Kampagnenkoordination und lokales Krisen-Management statt und es werden wichtige Updates kommuniziert. Auf dieser Ebene wird die eigentliche Arbeit koordiniert, wie zum Beispiel die Schichtplanung. Unten in der Pyramide finden die 1:1-Chats und Gruppen-Chats einschließlich Schichttausch, Einsatzbesprechungen und Arbeitsübergabe statt. Hier gehen Teams operative Herausforderungen an. Die interpersonale Austauschkommunikation findet also in den unteren beiden Ebenen der Kommunikationspyramide statt und nimmt, wenn sie gut funktioniert, direkten Einfluss auf die Effizienz der Mitarbeiter. Damit dies gelingt, ist es entscheidend, dass möglichst viele Mitarbeiter auf bisherige Kanäle wie etwa Whatsapp mit Kollegen und Vorgesetzten verzichten und die zentrale Lösung für die gesamte unternehmensbezogene Kommunikation nutzen. Denn wenn die gesamte interne Kommunikation über eine Plattform läuft, ist dies wesentlich effektiver und sicherer, als wenn viele verschiedene Tools im Einsatz sind. Die Akzeptanz steigt, wenn das Unternehmen die Einführung der digitalen Kommunikationsplattform intern von Anfang an – am besten bereits in der Planungsphase – kommunikativ begleitet, die Mitarbeiter in den Prozess einbezieht und ihnen deutlich macht, welchen Mehrwert das neue Tool ihnen bringt, zum Beispiel im Bereich operativer Prozesse.

Dialogbasierte Kommunikation mit Mitarbeitern auch außerhalb des Büros

Arbeitgeber verfolgen mit digitalisierten Prozessen auch das Ziel, eine dialogbasierte Kommunikation mit ihren Mitarbeitern außerhalb der Büros zu ermöglichen. Denn die Angestellten haben andernfalls kaum Möglichkeiten, ihren Arbeitsalltag mithilfe der Digitalisierung effizienter zu gestalten, also etwa Prozesse zu optimieren. Das Schwarze Brett als Inbegriff der operativen internen Kommunikation verdeutlicht die Veränderung: Über viele Jahrzehnte hefteten Unternehmen Schichtpläne oder andere wichtige Informationen in Papierform an fest installierte Pinnwände. Der Arbeitgeber musste sich darauf verlassen, dass alle Mitarbeiter regelmäßig am Schwarzen Brett vorbeigehen und die ausgehängten Informationen zur Kenntnis nehmen. Kostbare Arbeitszeit ging so verloren und Reaktionen blieben weitgehend aus. Über Schwarze Bretter wurden häufig auch operative Abläufe wie Formulare, Checklisten, Umfragen oder Schicht- und Dienstpläne zugänglich gemacht. Ein Unternehmen, das jetzt auf eine digitale Lösung für die interne Kommunikation und Kollaboration setzt, ermöglicht allen Mitarbeitern unabhängig von ihrem Aufenthaltsort, miteinander in Echtzeit zu kommunizieren. Gibt es beispielsweise eine Änderung im Schichtplan, so ist diese innerhalb kürzester Zeit mittels einer App auf dem Smartphone abrufbar. Für das Schwarze Brett müsste die Änderung zuerst gedruckt und aufgehängt werden – und wäre vielleicht nach wenigen Stunden schon nicht mehr aktuell.

Arbeitnehmer und Arbeitgeber profitieren am Ende gleichermaßen von einer Umstellung auf eine zentralisierte digitale Plattform

Eine gute interne Unternehmenskommunikation bezieht ausnahmslos alle Mitarbeiter ein, informiert sie gleichberechtigt, schafft Interaktions- und Kollaborationsmöglichkeiten und verhindert Brüche in der Kommunikation zwischen Büro und Nicht-Büromitarbeitern. Positive Effekte ergeben sich einerseits dadurch, dass auch mobile Mitarbeiter gleichberechtigt an allen Prozessen im Bereich Kommunikation und Kollaboration teilhaben können. Darüber hinaus bringt eine solche digitale Kommunikationslösung auch für die Büromitarbeiter Vorteile: Weniger E-Mails und eine schnellere Kommunikation sparen Zeit und Nerven. Und schließlich profitieren ausnahmslos alle von einem ortsunabhängigen Informationsaustausch – auch die Kollegen im immer beliebteren Homeoffice, auf die sich die Kommunikationsprobleme von mobilen Mitarbeitern weitgehend übertragen lassen.