Homeoffice in Zeiten der Corona-Pandemie: Empfehlungen, Sicherheitstipps und Goldene Regeln

Seit dem Ausbruch des Corona-Virus arbeiten immer mehr Menschen im Homeoffice. Zugleich zeigt sich, dass noch nicht alle im Homeoffice arbeiten, die das könnten.

Ein Blick auf die Zahlen

• In der Corona-Pandemie arbeiten 10,5 Millionen Berufstätige ausschließlich im Homeoffice. Weitere 8,3 Millionen arbeiten teilweise im Homeoffice. Das sind in Summe 45 Prozent aller Berufstätigen.
• Auch nach Ende der Corona-Pandemie werden sehr viel mehr Berufstätige im Homeoffice arbeiten als zuvor. Nach Bitkom-Berechnungen wird mehr als jeder Dritte (35 Prozent) den Arbeitsort ganz oder teilweise flexibel wählen. Das entspricht 14,7 Millionen Berufstätigen.
• 74 Prozent sagen, dass Homeoffice in Deutschland allgemein noch sehr viel stärker genutzt werden sollte. 85 Prozent sagen, Homeoffice kann den Verkehr reduzieren und damit auch das Klima entlasten. 52 Prozent sagen, es sollte ausschließlich im Homeoffice gearbeitet werden, solange die Pandemie nicht überwunden ist.
• Das Homeoffice-Potenzial ist noch nicht ausgeschöpft: 55 Prozent sagen, ihre Tätigkeit ist grundsätzlich geeignet (davon 21 Prozent ausschließlich, 34 Prozent teilweise). 43 Prozent sagen, ihre Tätigkeit ist nicht für Homeoffice geeignet.
  
  

Die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten, zieht jedoch noch größere Kreise abseits der Arbeitswelt

• Jeder fünfte Berufstätige (21 Prozent) würde umziehen, wenn er in Zukunft größtenteils im Homeoffice arbeiten könnte. Am größten ist der Wunsch zum Umziehen bei den jüngeren Berufstätigen: Unter den 16- bis 24-Jährigen erwägt mehr als jeder Dritte (35 Prozent) einen Umzug. Bei den 25- bis 34-Jährigen sind es knapp drei von zehn (29 Prozent). Am geringsten ist die Umzugsneigung bei älteren Berufstätigen zwischen 45 und 59 Jahren (15 Prozent) sowie ab 60 Jahren (11 Prozent). Die Motivationslage ist hier unterschiedlich: Bei manchen ist es der Wunsch, im Grünen zu wohnen, bei anderen, in einer attraktiveren Stadt oder näher bei Freunden und Familie zu wohnen. Bei anderen steht die Möglichkeit, Miete zu sparen, im Vordergrund.

Es zeigt sich, die Corona-Pandemie ist der Auslöser eines tiefgreifenden und nachhaltigen Wandels in der Arbeitswelt und möglicherweise auch auf dem Immobilienmarkt. Zuvor war Homeoffice eher die Ausnahme. Nach dem für die allermeisten erzwungenen Wechsel ins Homeoffice mit dem Lockdown im Frühjahr hat die große Mehrheit in den vergangenen Monaten überwiegend positive Erfahrungen gemacht. Die Corona-Krise hat gezeigt, dass flexibles Arbeiten die Qualität der Arbeitsergebnisse nicht schmälert – im Gegenteil. Unabhängig von Zeit und Ort zu arbeiten, kann allen Seiten Vorteile bringen, aber das setzt einen tiefgreifenden Kulturwandel in der Arbeitswelt voraus. Der Wandel der Arbeitswelt muss nun politisch pro-aktiv flankiert und mit Anreizsystemen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer unterstützt werden, etwa über die Steuergesetzgebung. 

Sicherheit im Homeoffice

Wer im Homeoffice arbeitet, der muss sich auch verstärkt selbst um die Sicherheit seines Computers und der Datenverbindung kümmern – sonst können Hacker und Cyberkriminelle leichtes Spiel haben. Im Idealfall sollten Geräte wie Computer und Smartphone genutzt werden, die der Arbeitgeber zur Verfügung gestellt und entsprechend vorbereitet hat.

Sieben grundsätzliche Empfehlungen, was zu beachten ist.

1. Aktuelle Softwareversionen sowie Anti-Virensoftware verwenden und regelmäßig Updates installieren – so wird bestmöglich sichergestellt, dass Schadsoftware, die über Webseiten oder auch E-Mails eingeschleust werden soll, rechtzeitig erkannt wird.
2. VPN-Zugang nutzen, falls keine Cloud-basierten Dienste eingesetzt werden. Eine sogenannte VPN-Verbindung muss der Arbeitgeber einrichten, dann wird aller Datenverkehr darüber verschlüsselt, so dass kein Dritter Einblick nehmen kann.
3. Komplexe Passwörter benutzen – für das Entsperren des Rechners selbst, aber auch für Online-Dienste, die man damit nutzt.
4. Wo immer möglich Zwei-Faktor-Authentifizierung einsetzen – dabei muss neben dem Passwort zum Beispiel noch ein Code eingegeben werden, der nur auf dem eigenen Smartphone von einer App generiert oder per SMS zugeschickt wird. Viele Online-Dienste bieten diese Möglichkeit inzwischen an, müssen aber in den Einstellungen separat ausgewählt und aktiviert werden.
5. Festplatten verschlüsseln, insbesondere in Notebooks- wenn das Gerät abhandenkommt oder gestohlen wird, können Dritte nicht auf gespeicherten Daten zugreifen.
6. Rechner sperren, wenn man nicht am Schreibtisch sitzt – damit Familienmitglieder oder Mitbewohner nicht ungewollt Zugang bekommen. Telefonate sollte man so führen, dass niemand mithören kann und der Bildschirm sollte möglichst so stehen, dass niemand direkt draufschauen und/oder mitlesen kann.
7. Vorsicht bei dubiosen oder auffälligen E-Mails von unbekannten Absendern mit Corona-Bezug – es gibt aktuell Fälle von Phishing-Attacken mit solchen E-Mails. Darüber kann Schadsoftware eingeschleust werden, die sich dann im Firmennetz verbreitet.
   
   

5 Tipps aus dem Digital Office in Zeiten von Corona

1) Setzen Sie auf Vielfalt bei den Kommunikationskanälen

Das Digital Office bietet eine große Vielfalt an Kommunikationskanälen, die es jetzt zu nutzen gilt. Bereichern Sie klassische Kommunikationskanäle um digitale Lösungen wie Webkonferenzen, Kollaborationstools und soziale Netzwerke. Dadurch erhalten Sie die interne und externe Kommunikation aufrecht und nach einiger Zeit wird sich eine neue Kultur der Zusammenarbeit entwickeln. 

2) Etablieren Sie eine Kultur des Digital Leadership

Arbeiten im Home Office erfordert Orientierung und Vertrauen. Es gilt Führungsmodelle zu leben, die für Vernetzung, Offenheit, Partizipation und Agilität stehen. Dies bedeutet für Organisationen mit stark hierarchischen Führungsstrukturen einen Mindshift, der allerdings eine notwendige Voraussetzung für Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter ist. Es gilt den Menschen in den Fokus zu stellen, Entscheidungen transparent zu kommunizieren und neue Formen des Vertrauensaustausches zu etablieren.

3) Verlieren Sie die Compliance nicht aus den Augen

Besondere Zeiten erfordern kreative und manchmal auch pragmatische Lösungen. Besonders mit Blick auf den Datenschutz und die Datensicherheit gilt es aber weiterhin die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien sicherzustellen. Die Nutzung von privater Hard- und Software zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten darf kein Teil einer pragmatischen Lösung sein. Weiterhin sind Sicherheitsstandards auch bei der Arbeit im Home Office zu berücksichtigen. ECM-Lösungen stellen dabei die regelkonforme Arbeit sicher.

4) Beginnen Sie mit der Digitalisierung Ihrer Kundenbeziehungen

Besonders in Krisenzeiten ist die Pflege des Kundenstamms eine wichtige Komponente, um Kontinuität bei den Geschäftsbeziehungen sicherzustellen. Es gilt dabei, den Kunden in den Vordergrund der eigenen unternehmerischen Tätigkeit zu stellen. Dies gelingt, indem Prozesse konsequent Richtung Kunden ausgerichtet und Datensilos aufgebrochen werden. Besonders bei der standortunabhängigen Zusammenarbeit ist es wichtig, dass Wissen in strukturierter Form vorliegt und Maßnahmen der Kundenbindung einen ganzheitlichen Ansatz verfolgen.

5) Verabschieden Sie sich von Ihren papierbasierten Prozessen

Produktives und standortunabhängiges Arbeiten ist nur denkbar, wenn Büro- und Verwaltungsprozesse frei von Medienbrüchen laufen. Gute digitale Geschäftsprozesse sind transparent, sinnvoll und zweckmäßig. Durch Technologien, wie die Cloud und digitale Signaturen, lassen sich Dokumente rechtssicher und vollständig digital verarbeiten sowie versenden. Liegen Daten letztlich in strukturierter Form vor, können Automatisierungsprojekte verfolgt werden, durch die sich Mitarbeiter in der Folge auf wertschöpfende Tätigkeiten fokussieren können

 FAQ Home Office – 10 goldene Regeln fürs Home Office

Arbeitgeber sollten Ihren Mitarbeitern Home Office-Guidelines bereitstellen, um ein sicheres und datenschutzkonformes Arbeiten zu erleichtern. Übersichten können helfen, die Arbeit im Home Office zu strukturieren und einfache Maßnahmen helfen, die sogenannten technischen und organisatorischen Maßnahmen sicherzustellen.

Einige Maßnahmen muss der Arbeitgeber natürlich ergreifen und etablieren. Hierzu gehören insbesondere das Aufsetzen einer geeigneten IT-Infrastruktur, Zugriffsteuerung (zB über VPN), Ausgabe der Dienstgeräte etc. Auch das Vertragsmanagement (zB bei Auftragsverarbeitungsverträgen auf die Möglichkeit des Home Offices der Mitarbeiter zu achten und dies ggf. mit dem Auftraggeber zu klären).

Folgende Punkte sollten aber auf jeden Fall auch von jedem Arbeitnehmer im Home Office beachtet werden:

• Nutzen sie die vom Arbeitgeber bereitgestellte Geräte, wann immer möglich.
• Sperren Sie Ihren Bildschirm, wenn sie den Arbeitsplatz verlassen.
• Stellen Sie den Bildschirm so, dass kein Dritter direkte Sicht darauf hat.
• Lassen Sie Arbeitsunterlagen und zb auch mobile Datenträger nicht offen liegen.
• Achten Sie bei Druckaufträgen darauf, dass Sie die Papiere direkt aus dem Drucker entnehmen. So stellen Sie sicher, dass kein Dritter Zugang erhält.
• Entsorgen Sie wichtige Unterlagen am besten nur an den dafür eingerichteten Schreddern im Büro. Bis dahin sollten Sie die Papiere an einem verschlossenen Platz sammeln.
• Führen Sie Ihre Telefonate, Videokonferenzen etc. so, dass Mitbewohner, Familienangehörige oder andere Dritte nicht mithören können.
• Sichern Sie Ihr WLAN zu Hause.
• Trennen Sie private Papiere, Notizen und Unterlagen stets von den dienstlichen.
• Achten Sie auch zuhause darauf, die regelmäßig ausgespielten Systemupdates zu installieren.

Quelle: Bitkom e.V.