Tools und Software für Zusammenarbeit in Unternehmen

Dank der heutigen Tools für die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz ist die Produktivität nicht mehr an einen physischen Schreibtisch gebunden. Das Büro kann überall dort sein, wo es eine Internetverbindung gibt, Besprechungen können bequem von zu Hause aus abgehalten werden, und Aufgaben werden mit einer teamweiten Software in Echtzeit abgearbeitet.

Diese Tools helfen den Kollegen heute, kommunikativer, kollaborativer und kooperativer denn je zu sein. Doch was wie eine überschaubare Reihe von Software und Hardware aussieht, ist in Wirklichkeit ein Geflecht sich ständig weiterentwickelnder technischer Produkte für die Zusammenarbeit in Dutzenden von Formen, von denen jedes seine eigenen einzigartigen Plattformen, Fähigkeiten und Vorteile bietet.

Welche Arten von Software und Tools für die Zusammenarbeit sind für das Büro von heute unerlässlich?

Kollaborations-Software sind Tools und Systeme, die die Zusammenarbeit sowohl im Büro als auch an anderen Orten erleichtern sollen. Diese auch als Groupware bezeichneten Technologien verringern die Kosten und den Zeitaufwand für die Zusammenarbeit. Zwar gibt es Dutzende von Möglichkeiten für Kollaborationstechnologien auf dem Markt, doch die meisten Tools zeichnen sich durch die folgenden Kernfunktionen aus:

• Eine gemeinsame Arbeitsplattform, die als digitale "Homebase" für Mitarbeiter dient
• Anpassbare Benutzergruppen
• Anpassbare persönliche Dashboards auf dieser gemeinsamen Plattform
• Datei- oder Dokumentenverwaltung
• Chat oder Diskussionsforen
• Workflow-Weiterleitung
• Tagging-Funktionen für Teammitglieder
  
  

Was sind kollaborative Methoden und Techniken am Arbeitsplatz?

Die vorherrschenden Methoden der Zusammenarbeit in einem Büro oder am Arbeitsplatz spiegeln die allgemeine Unternehmenskultur wider.

Je nach Team oder Abteilung, dem technischen Charakter des Projekts und dem Gesamtziel der Arbeit werden Sie feststellen, dass die folgenden Methoden der Gruppenarbeit vorherrschen:

1. Teamarbeit

Die organisationspsychologische Forschung hat gezeigt, dass es drei grundlegende Elemente für eine erfolgreiche Gruppenarbeit gibt, unabhängig vom Umfeld:

• Nähe
• Offenheit
• Vertrautheit

Nähe bezieht sich auf die Fähigkeit eines Teams, leicht miteinander in Kontakt zu treten und so wichtige projektfördernde Informationen weiterzugeben. Offenheit bezieht sich darauf, wie reibungslos ein Team Ideen austauscht, Fragen stellt und nach neuen Erkenntnissen und Meinungen sucht. Vertrautheit schließlich ist das Gefühl der Vertrautheit und Kameradschaft, das die Gruppe in Bezug auf ihre Arbeit teilt. Je besser ein Team in Bezug auf Nähe, Offenheit und Vertrautheit abschneidet, desto effizienter ist seine Gruppenarbeit.

2. Zwei-Wege-Telekommunikation

Die Telekommunikation ermöglicht es Gruppen, über Sprach-, Video- und Datentechnologie zusammenzuarbeiten, auch wenn sie sich nicht in unmittelbarer räumlicher Nähe befinden. Das bedeutet Koordination und Aktivität zu Zeiten und an Orten, die sonst schwierig, wenn nicht gar unmöglich wären. Die Reisekosten werden reduziert und der Pool an Fachleuten wird vergrößert, was die Arbeit insgesamt stärkt.

3. Proprietäre oder vor Ort installierte Software

Software für die Zusammenarbeit wird gekauft und auf einzelnen Desktops im Unternehmensnetzwerk installiert. Diese Tools erweitern die gemeinsamen Projektmanagementfunktionen und -kapazitäten von Teams und ermöglichen es den Mitgliedern, Projektaufgaben zu verfolgen und zu organisieren, wichtige Netzwerkdateien zu finden, Informationen zu aktualisieren und Nachrichten an alle Personen zu senden, die Zugriff auf die Software vor Ort haben.

4. Software-as-a-Service

Software-as-a-Service (SaaS) ist die nächste Generation der Vor-Ort-Software. Anstatt Software auf einzelnen Computern zu installieren, erwirbt ein Unternehmen stattdessen ein Software-Abonnement, das es jedem ermöglicht, diese Software unabhängig vom Standort zu nutzen, sofern er über Ihren virtuellen privaten Server (VPN) die entsprechende Genehmigung erhält. SaaS kombiniert die teamfördernde Kommunikation herkömmlicher Tools für die Zusammenarbeit mit Sprache, Video und Daten in beiden Richtungen mit den Projektmanagementfunktionen proprietärer Software und ermöglicht so eine echte Zusammenarbeit im Büro.

Welche Arten von Software-Tools für die Zusammenarbeit gibt es?

Es gibt drei Softwaretypen, die die heutigen Softwaretools für die Zusammenarbeit umfassen. Während sich jede Software auf die Vereinfachung eines bestimmten Aspekts der Gruppenarbeit konzentriert - wie z. B. die gemeinsame Nutzung von Kalendern, Besprechungen und die Aktualisierung von Dokumenten -, öffnen diese Klassifizierungen der kollaborativen Softwaretechnologie zusammen die Tür für eine grenzenlose Zusammenarbeit im Team.

1. Kommunikations-Software

Wie der Name schon sagt, ermöglichen Kommunikationssoftware-Tools die Übermittlung von Nachrichten, Chat-Gruppen und Unterhaltungen zwischen Einzelpersonen und Parteien über das Internet, unabhängig davon, ob sich diese Parteien in verschiedenen Teilen des Büros oder in verschiedenen Teilen der Welt befinden. Kommunikationswerkzeuge sind in der Regel auch unstrukturiert. Sie erfordern keine vorherige Terminplanung oder gemeinsame Nutzung von Kalendern, um effektiv zu sein - tatsächlich sind sie überhaupt nicht dafür gedacht, formell vorweggenommen zu werden.

Beispiele für Kommunikationstechnologien sind:

• E-Mail
• Instant Messaging-Anwendungen
• Team-, abteilungs- oder organisationsweite Chat-Foren
• Digitale Voicemail-Anwendungen
• Voice-over-Internet Protocol (VoIP)-Anrufe
  

2. Conferencing-Software

Conferencing-Tools zeichnen sich durch zwei Hauptmerkmale aus:

• Conferencing-Software ermöglicht es zwei oder mehreren Personen, in Echtzeit miteinander zu kommunizieren, und zwar über internet- oder cloudbasierte Plattformen
• Conferencing-Software ermöglicht es der gleichen Gruppe von Personen, einen gemeinsamen Bildschirm zu sehen

Diese zweite Komponente unterscheidet die Conferencing-Software von der reinen Kommunikations-Software. Je nach verwendeter Software ermöglicht die Konferenz-Software, dass alle Teilnehmer gleichzeitig auf den gemeinsamen Bildschirm zugreifen, Änderungen vornehmen und daran arbeiten können, oder dass ein einzelner Moderator die Bewegungen und Funktionen des Bildschirms, z. B. während einer Präsentation, steuern kann.

Arten von Konferenztools für den Arbeitsplatz sind:

• Videokonferenzen mit gemeinsamen Bildschirmfunktionen
• Software zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten
• Gemeinsame digitale Whiteboards, auf denen die Benutzer gleichzeitig Ideen entwickeln, Informationen oder Daten überprüfen und bearbeiten können
• Gemeinsame Anwendungen, bei denen die Benutzer gleichzeitig auf bestimmte Anwendungen in Echtzeit zugreifen können, um Informationen zu prüfen

3. Koordinierungs-Software

Die Koordinierungs-Software vervollständigt die drei Haupttypen von Software für die Zusammenarbeit. Koordinierungs-Software ist wohl die ganzheitlichste Form von Kollaborationstools und ist so konzipiert, dass sie sowohl Teamwork- als auch Taskwork-Funktionen integriert. Mit anderen Worten: Sie ermöglichen es Einzelpersonen und Gruppen, sich untereinander zu vernetzen und Arbeitsaufgaben und -aktivitäten zu koordinieren, was die Verwaltung des gesamten Arbeitsablaufs einfacher, unbürokratischer und effizienter macht.

Einige Beispiele für die heutigen Koordinationswerkzeuge sind:

• E-Kalender
• Zeiterfassungssysteme für Mitarbeiter oder Zeitplanungssysteme
• Projektmanagementsysteme, vor Ort oder SaaS, Web- oder Cloud-gehostet
• Software für die Unternehmensressourcenplanung
• Interne Mitarbeiter- und Kundenportale
  
  

Was sind die zwei Dimensionen von Collaborative Software?

Es gibt zwei Schlüsseldimensionen bzw. Einsatzmöglichkeiten für kollaborative Software - synchron und asynchron.

Zusammen definieren diese beiden Dimensionen der Software, wie ein Tool oder eine Technologie genutzt werden kann - das heißt, zu welcher Zeit, an welchem Ort und von wie vielen Personen. Jede Kommunikations-, Konferenz- oder Koordinierungssoftware ist entweder synchron oder asynchron. Lassen Sie uns diese Software-Dimensionen weiter aufschlüsseln.

1. Synchrone oder Echtzeit-Zusammenarbeitssoftware

Synchrone Programme für die Zusammenarbeit arbeiten in Echtzeit, d. h. zwei oder mehr Personen kommunizieren, prüfen und arbeiten gleichzeitig auf derselben Plattform zusammen. Es gibt keine Verzögerungen bei den Antworten, unabhängig davon, wo sich der Kommunikationspartner befindet. Sie können davon ausgehen, dass Sie eine Antwort oder eine Lösung für eine bestimmte Frage, Aufforderung oder Aufgabe erhalten, sobald Sie sie weitergeben.

Einige Beispiele für synchrone Software für die Zusammenarbeit im Büro sind Instant Messaging, Chat-Foren, VoIP-Anrufe und digitale Whiteboard-Anwendungen, um nur einige zu nennen. Wie die meisten Technologien hat auch die Echtzeit-Zusammenarbeit Vor- und Nachteile:

• Synchrone Software Vorteile: Kommunikation in Echtzeit ist zweckmäßig und äußerst effizient. Sie ermöglicht es den Benutzern, das Feedback, die Informationen oder Dateien, die sie benötigen, genau dann zu erhalten, wenn sie sie brauchen. Dadurch wird die unternehmensweite Kommunikation zu einem Prozess, der einfacher, klarer, zielgerichteter und wohl auch produktiver ist.
• Nachteile synchroner Software: Bei Echtzeit-Kommunikationsplattformen fehlen unter Umständen Dokumentations- oder zukünftige Querverweisfunktionen. Diese Plattformen können auch schwierig sein für hochrangige, abstrakte oder wertorientierte Gespräche im Vergleich zu aufgabenorientierten Gesprächen, und sie können kompliziert und unorganisiert werden, wenn große Gruppen von Menschen beteiligt sind.

2. Asynchrone oder nicht echtzeitfähige Software für die Zusammenarbeit

Asynchrone Software stellt die andere Kategorie der heutigen Tools für die Zusammenarbeit dar. Im Gegensatz zu den unmittelbaren Interaktionen, die Echtzeit-Software definieren, sind asynchrone Plattformen nicht für sofortige Aufgaben oder Aktivitäten ausgelegt. Kurze Wartezeiten zwischen dem Zeitpunkt, an dem jemand eine Interaktion einleitet, und dem Zeitpunkt, an dem diese Interaktion abgeschlossen ist, werden nicht nur erwartet, sondern sind oft auch von Vorteil.

Zu den Beispielen für asynchrone Software für die Zusammenarbeit gehören E-Mail, Gruppenkalender, gemeinsame Nutzung von Dokumenten und einige Systeme zur Verwaltung von Unternehmensressourcen. Sie haben Vor- und Nachteile, die von den Bedürfnissen der Beteiligten abhängen:

• Asynchrone Software Vorteile: Asynchrone Software ermöglicht es, eine breitere Perspektive oder neues Fachwissen in ein Projekt einzubringen. Asynchrone Plattformen sind oft dokumentierbarer als Echtzeit-Kommunikation und geben dem Einzelnen mehr Zeit zum Nachdenken, bevor er eine Antwort beisteuert.
• Nachteile asynchroner Software: Lange Verzögerungen zwischen Fragen und Antworten können zu Engpässen bei den Aufgaben führen und die Zusammenarbeit im Team beeinträchtigen - also genau das, was Sie eigentlich verbessern wollen. Asynchrone Kommunikation kann auch durch Dinge wie Zeitzonen oder nicht aufeinander abgestimmte Arbeitspläne erschwert werden, was zu noch längeren Kommunikationslimbos führt.
  
  

Welche Klassifizierungen gibt es für Tools zur Zusammenarbeit?

1. Nach Host

Jede Software muss irgendwo eingesetzt werden, d. h. sie muss irgendwo installiert oder eingerichtet werden, wo sie für Ihre Mitarbeiter zugänglich ist. Die Art und Weise, wie diese Software eingerichtet wird und wie sich genehmigte Benutzer anmelden und sie nutzen können, ist Teil eines umfassenderen IT-Problems, das als Hosting bezeichnet wird.

Heutzutage kann die meiste Collaboration-Software auf verschiedene Arten "gehostet" werden, die jeweils ihre eigenen Vorteile haben:

• Vor-Ort-Software für die Zusammenarbeit: Vor-Ort-Software wird intern auf Ihren eigenen physischen Servern installiert und verwaltet. Vor-Ort-Software ist in der Regel, wenn auch nicht immer, nur über die Hardware in Ihrem Bürogebäude zugänglich.
• Web-gehostete Kollaborationssoftware: Sowohl Echtzeit- als auch asynchrone Kollaborationssoftware kann web-gehostet sein, d. h. alle Softwaredaten und -anwendungen sind auf einem Webserver gespeichert. Dieser Server kann gemeinsam genutzt werden, dediziert sein oder sogar ein VPN sein, je nach Größe und Umfang Ihres Unternehmens.
• Cloud-gehostete Software für die Zusammenarbeit: Einige Software kann in der Cloud gespeichert und betrieben werden. Dabei wird die Cloud-Computing-Technologie genutzt, um Software und Anwendungen über das Internet und nicht über Ihre physischen Server bereitzustellen. Auch die Verwaltung der in der Cloud gehosteten Software wird in der Regel ausgelagert. Ihr Unternehmen muss sich nicht um die Aktualisierungen und die Sicherheit der Software kümmern, sondern überlässt diese Aufgaben dem Cloud-Anbieter. Ihre Mitarbeiter benötigen lediglich ein Gerät mit Internetanschluss, um auf die für ihre Arbeit erforderliche Collaboration-Software zugreifen zu können.
• Hardware für die Zusammenarbeit: Einige Arten von Collaboration-Tools erfordern spezielle Hardware, um vollständig zu funktionieren. Ein Beispiel hierfür wäre VoIP, bei dem ein IP-erweitertes Telefon verwendet wird, um Konferenzgespräche zu führen, Sprachnachrichten in Text umzuwandeln und so weiter.

2. Nach bedienten Bereichen

Collaboration-Tools können auch danach klassifiziert werden, welche Aufgaben oder Aktivitäten sie bewältigen helfen. Bestimmte Geschäftsfunktionen sind unabhängig von der Branche oder Nische, in der Ihr Unternehmen tätig ist, unerlässlich. Die nahezu universelle Nachfrage nach Unterstützung in diesen Bereichen bedeutet, dass es viele Softwareprodukte mit einem bestimmten Schwerpunkt oder einer bestimmten Funktion gibt. Einige der bekanntesten auf bestimmte Bereiche fokussierten Softwareprodukte sind:

• Software für die Dokumentenverwaltung: Zur Unterstützung bei der Erstellung, Bearbeitung, Gestaltung, Überprüfung und Genehmigung von Dateien sowie als zentrales Repository für Mitarbeiter, die von jedem Gerät aus auf diese Dokumente zugreifen können.
• Software für die Zeitverwaltung: Digitale Kalender mit Terminplanung, Benachrichtigungen, Ereigniswarnungen und sogar Lohnabrechnungsfunktionen.
• Projektmanagement-Tools: Workflow-Software zur Überwachung der gesamten Projektdurchführung über die Zuständigkeiten und Aktivitäten der Teammitglieder hinweg.
• Software zur gemeinsamen Nutzung von Informationen: Auf Benachrichtigungen basierende Anwendungen, mit denen Einzelpersonen Aktualisierungen und Warnungen senden können, nachdem sie eine Aufgabe erledigt oder einen Projektteil abgehakt haben, sowie Fragen oder Nachrichten an die zuständigen Mitarbeiter weiterleiten können.
• Tools für Wissensmanagement und -erstellung: Eine einzige Projektdatenbank mit der Möglichkeit, Lesezeichen zu speichern und zu markieren, Daten einzugeben, Daten für eine schnelle Suche abzufragen und Informationen einzugeben.

3. Die drei K's

Die Software für die Zusammenarbeit wird ebenfalls weitgehend nach den drei K's klassifiziert, die im vorherigen Abschnitt beschrieben wurden - Kommunikation, Konferenzen und Koordination.

Was sind andere Arten von Collaboration-Tools?

Videokonferenzen, Bildschirmfreigabe, Mitarbeiterplanung, Projektmanagement, Tabellenkalkulation - die Liste der kollaborativen Unternehmenssoftware ist lang und vielfältig, wird aber oft nach ihren Hauptfunktionen klassifiziert.

Doch was ist mit den Softwareprodukten, die verschiedene Aktivitäten vereinen oder sich nicht eindeutig in eine Kategorie einordnen lassen? Wir haben einige dieser Arten von Kommunikationstools zusammengestellt.

1. Synchronisierung von Dokumenten

Waren Sie schon einmal gezwungen, zwei verschiedene Versionen eines Dokuments manuell, Zeile für Zeile, abzugleichen? Drei Versionen? Oder sogar noch mehr?

Mit einer Software für die Dokumentensynchronisierung ist die Verfolgung der Spur von Änderungen, Anpassungen, Hinzufügungen oder Löschungen nur noch ein paar Mausklicks entfernt. Darüber hinaus fügen diese Softwareprodukte getrennte Dokumente auf der Grundlage von Verzeichniseingaben zu einem neuen Blatt zusammen und ersparen den Teams so die redundante Erstellung von Dokumenten.

2. Digitale Tafeln

Mit Whiteboarding-Software wird die Wandtafel im Besprechungsraum vom physischen zum digitalen Element. Es ist ein ideales Werkzeug für Remote-Teams während einer Videokonferenz. Die Kollegen können abwechselnd Grafiken zeichnen, Diagramme erstellen, Konzepte abbilden oder sogar kurze Notizen auf einem gemeinsamen Bildschirm notieren und diese Bilder dann speichern oder löschen, sobald die nächste Person die Tafel benötigt.

3. Gemeinsame Screenshots und Videoshots

Teilen Sie Bilder und sogar Videos Ihres Bildschirms mit einer Kommunikationssoftware, die Screenshots in komprimierte Links umwandelt. Diese kollaborative Funktion erleichtert sowohl die Echtzeit- als auch die asynchrone Fehlersuche. Stellen Sie sich vor, Sie haben Probleme beim Speichern Ihrer Arbeit in der neuen Dokumentenverwaltungssoftware Ihres Teams. Sie können einem Teammitglied ein Video schicken, das Ihre Schwierigkeiten mit dem Prozess veranschaulicht, und das Teammitglied kann Ihnen dann einen eigenen Link mit einer visuellen Schritt-für-Schritt-Anleitung schicken. Keine komplizierten oder schwer zu befolgenden schriftlichen Anweisungen oder langwierigen Antworten mehr.

4. Gemeinsame Buchhaltungs- und Budgetierungssoftware

Teammitglieder, die über mehrere Standorte verteilt sind, können Finanzplanung, Buchhaltung (FP&A) und andere Budgetierungssoftware nutzen, um Rechnungen zu erstellen und zu versenden, Ausgaben zu verfolgen, ausgehende Zahlungsfristen einzusehen, Stundenzettel einzureichen, Erstattungsberichte zu genehmigen und vieles mehr - alles von einer Plattform aus.