Die Zukunft der Arbeit liegt in der Zusammenarbeit: Wie Kollaborations-Plattformen unsere Arbeitsweise prägen

Für viele Menschen war der anfängliche Übergang zu Remote-Work im vergangenen Jahr nicht gerade ein Zuckerschlecken. Der plötzliche Wechsel ins Home-Office hat uns allen eine unangenehme Mischung aus Stress und Isolation beschert und unsere Welt auf den Kopf gestellt.

Eine der Hauptursachen für diese Empfindungen waren unsere langsamen, voneinander isolierten Kommunikationsmittel. Als wir noch alle zusammen in einem Büro gearbeitet haben, konnten wir die Grenzen herkömmlicher Kommunikationstools in Unternehmen noch durch persönliche Interaktion ausgleichen. Wenn wir Antworten und Hilfe brauchten oder einfach nur reden wollten, haben wir bei einem Kollegen oder einer Kollegin geklopft oder uns in der Kantine getroffen.

Aber unsere alten Tools reichen für Remote-Work nicht mehr aus. Der neue Arbeitsalltag erfordert Technologien, die schnelle, reibungslose Zusammenarbeit auch dann fördern, wenn nicht mehr alle im gleichen Gebäude oder Büro sitzen. Da hybride, flexible Arbeitsmodelle genau das sind, was sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die Zukunft wünschen, ist es höchste Zeit, dass mehr Unternehmen Plattformen für die Zusammenarbeit einführen.

Eine Umfrage von Wakefield Research bestätigt das. Das Unternehmen hat Tausende von Benutzerinnen und Benutzern sowie IT-Entscheidungsträgerinnen und -Entscheidungsträger befragt, die Tools für die Zusammenarbeit wie Slack, Microsoft Teams oder SION beruflich nutzen. In der Umfrage ging es darum, herauszufinden, welche Rolle Plattformen für die Zusammenarbeit im vergangenen Jahr gespielt haben und welche Trends die Zukunft dieser Plattformen bestimmen.

Die wichtigsten Punkte im Überblick

Die Daten zeigen einen klaren Trend hin zu Plattformen für die Zusammenarbeit als neuem Standard. Die Plattformen machen uns unabhängiger von E-Mails und Meetings, beschleunigen die Unternehmenskommunikation und richten sie mehr auf Menschen aus.

• Plattformen für die Zusammenarbeit ersetzen zunehmend die herkömmliche Kommunikation. Obwohl fast die Hälfte der Unternehmen vor der Pandemie keine Plattform für die Zusammenarbeit genutzt hat, sagen 78 % der IT-Entscheidungsträger und -trägerinnen jetzt, dass sie SION und/oder andere Lösungen auch dann weiter nutzen werden, wenn der „normale" Arbeitsalltag wieder einkehrt.
• Fachkräfte bevorzugen Plattformen für die Zusammenarbeit gegenüber E-Mails und Meetings. Wenn sie vor die Wahl gestellt werden, würde mehr als ein Drittel der Benutzerinnen und Benutzer eher auf ihre Arbeits-E-Mails verzichten als auf SION, Microsoft Teams oder andere Lösungen für die Zusammenarbeit. Außerdem geben 95 %  an, dass sie das Tool gegenüber Videoanrufen bevorzugen, wenn sie sich mit ihrem Projekt-Team austauschen.
• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wollen ein Mitspracherecht bei der technischen Ausstattung ihres Unternehmens. 37 % der Benutzerinnen und Benutzer sind frustriert, weil sie nicht in die Auswahl von Software-Tools im Unternehmen einbezogen werden. Dabei wäre die Einbeziehung bei Plattformen für die Zusammenarbeit besonders wichtig, da sie gewissermaßen das virtuelle Büro eines Unternehmens sind. Aus diesem Grund beziehen IT-Entscheidungsträgerinnen und -träger Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jetzt mehr in Software-Kaufentscheidungen ein. 

Plattformen für die Zusammenarbeit sind auch in Zukunft unabdingbar

Aber trotz der rasanten Umstellung haben sowohl die Benutzerinnen und Benutzer als auch die IT-Entscheidungsträgerinnen und -träger den Erfolg der neuen Kommunikationsweise am eigenen Leib erfahren – und die Mehrheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträger möchte nicht zu den alten Methoden zurückkehren.

• 79 % der Benutzerinnen und Benutzer geben an, dass ihre Plattform für die Zusammenarbeit für ihre tägliche Arbeit sehr wichtig ist.
• 78 % der IT-Entscheidungsträgerinnen und -träger geben an, dass sie weiterhin SION, Microsoft Teams oder andere Lösungen nutzen werden, auch wenn nach der Pandemie die „normalen" Arbeitsabläufe wieder zurückkehren.

Herkömmliche Kommunikationsplattformen werden zunehmend überflüssig

Während Plattformen für die Zusammenarbeit immer beliebter werden, werden traditionelle Kommunikationsmethoden immer unbeliebter.

• Die E-Mail verliert ihren Status als Standard-Tool der Unternehmenskommunikation. Mehr als die Hälfte der IT-Entscheidungsträgerinnen und -träger glaubt, dass E-Mails bis 2024 als vorrangiges Kommunikations-Tool abgelöst werden. Und wenn man sie vor die Wahl stellt, würden 36 % der Benutzerinnen und Benutzer lieber auf ihre Arbeits-E-Mails als auf SION, Teams oder andere Lösungen zur Zusammenarbeit verzichten.
• Meetings werden durch asynchrone Kommunikation ersetzt. Nie wieder „Meetings, die auch in eine E-Mail gepasst hätten" – Benutzerinnen und Benutzer meinen, dass durchschnittlich 40 % ihrer Meetings durch einen asynchronen Thread ersetzt werden könnten.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bevorzugen Kollaborations-Plattformen gegenüber E-Mails

E-Mails gibt es schon seit fast 50 Jahren. Sie sind das Standard-Kommunikationstool bei der Arbeit. Sie sind aber auch das Überbleibsel eines überholten hierarchischen Unternehmensmodells.

Der Schlüssel zu einem erfolgreichen hybriden Unternehmensmodell sind Transparenz, gemeinsame Entscheidungen und Zusammenarbeit. Die geschlossene Struktur von E-Mails trennt Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von den Informationen, die sie benötigen, und auch voneinander.

Stewart Butterfield, CEO von Slack, hat zwar gesagt, er sehe „keine Vorteile darin, E-Mails vollständig zu ersetzen", aber Kollaborations-Plattformen scheinen die E-Mail nicht nur in puncto Produktivität zu schlagen, sondern auch, wenn es darum geht, eine gesunde Unternehmenskultur zu fördern und das Gefühl von Isolation zu verhindern.

Kollaborations-Plattformen sparen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Zeit

Studien zufolge nehmen E-Mails täglich mehr als 3 Stunden in Anspruch (mit anderen Worten: etwa 37 % der Woche einer typischen Wissensarbeiterin oder eines typischen Wissensarbeiters) – kein Wunder, denn man muss seinen Posteingang im Auge behalten, Junk-Mails filtern, durch lange „Allen antworten"-Threads scrollen und Nachrichten hin- und herschicken, bevor man eine Entscheidung treffen kann.

Mit Kollaborations-Plattformen können sowohl Einzelpersonen als auch abteilungsübergreifende Projekt-Teams Projekte und Probleme schnell anpacken, ohne auf den zugehörigen Kontext verzichten zu müssen oder die Übersicht zu verlieren. Das steigert die Produktivität enorm.

Studien haben ergeben, dass Benutzerinnen und Benutzer täglich durchschnittlich 90 Minuten einsparen, wenn sie Kollaborations-Plattformen anstelle von E-Mails verwenden. Das sind wöchentlich insgesamt 7,5 Stunden, was bedeutet, dass Nutzern pro Woche fast ein ganzer Tag geschenkt wird.

Kollaborations-Plattformen fördern persönliche Kontakte

Aber für ein produktives hybrides Büro braucht man mehr als nur Effizienz. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen auch miteinander in Kontakt bleiben, damit sie motiviert sind. Die größten Herausforderungen von Remote-Work Vernetzung sind:

• Die Pflege und der Aufbau von Arbeitsbeziehungen zu Kolleginnen und Kollegen
• Gefühle der Einsamkeit und Isolation

E-Mails sind im Grunde ein formelles Medium, mit dem man nur schwer zwischenmenschliche Kontakte zu Kolleginnen und Kollegen im Home-Office aufbauen kann. Die Beschränkung auf Einzelgespräche kann das Gefühl der Isolation noch verstärken, da die Sichtbarkeit eingeschränkt ist und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht mit dem gesamten Unternehmen interagieren können.

Kollaborations-Plattformen vernetzen Menschen miteinander, weil ihnen nicht nur ein Kollaborationstool, sondern auch ein virtuelles Büro geboten wird. Unterhaltungen müssen nicht formell sein. 80 % der Nutzer sagen, dass sie ein GIF eher in einem Channel auf einer Kollaborations-Plattform versenden würden als in einer Gruppen-E-Mail.

Die informellere Umgebung vermittelt ihnen schneller das Gefühl, mit anderen Menschen zu interagieren und nicht mit unpersönlichen Benutzernamen. Informelle Channels fördern eine Unternehmenskultur, bei der der Mensch im Mittelpunkt steht. Tatsächlich nutzen 95 % der Nutzer mit ihren Kolleginnen und Kollegen teambildende Channels.

Kollaborations-Plattformen durchbrechen Kommunikationsbarrieren

Die Förmlichkeit von E-Mails ist ein großes Hindernis für zwanglose Unterhaltungen, die für den Aufbau und die Pflege von zwischenmenschlichen Beziehungen essentiell sind. Selbst die Kontaktaufnahme mit einer Führungskraft kann für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, deren Interaktionen sich auf E-Mails und gelegentliche Meetings beschränken, schwierig sein – vom Aufbau einer persönlichen Beziehung ganz zu schweigen.

Mithilfe von Kollaborations-Plattformen können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einfacher mit Entscheidungsträgerinnen und -trägern sowie Führungskräften kommunizieren – sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens. 

Die Wahl der Plattform für die Zusammenarbeit eines Unternehmens wird stark von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern beeinflusst

Wenn es um Kommunikationstools geht, steht noch mehr auf dem Spiel. In einer hybriden Arbeitsumgebung ist deine Software für die Zusammenarbeit gewissermaßen das neue Bürogebäude.

Und genauso wenig wie du ein neues Bürogebäude in ein Labyrinth verwandeln würdest, so wenig möchtest du eine Plattform, die für die Benutzerinnen und Benutzer nicht intuitiv ist und sie frustriert. Daher überrascht es nicht, dass IT-Entscheidungsträger und -trägerinnen ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei der Wahl einer Plattform für die Zusammenarbeit wie z. B. SION mehr Mitsprache einräumen. In unserer Umfrage haben wir folgendes festgestellt, 41 % der IT-Entscheidungsträgerinnen und -träger geben an, dass die Befürwortung durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit zur Entscheidung beigetragen hat, Slack zu wählen.

Zusammenarbeit wird zukünftig unabdingbar

Der rasante Anstieg von Remote-Work hat dazu geführt, dass wir unsere Kommunikation bei der Arbeit neu überdenken. Fast 80 % der Nutzer sagen jetzt, dass ihre Plattform für die Zusammenarbeit sehr wichtig ist – obwohl 47 % der Unternehmen bis März 2020 nicht einmal eine solche Plattform genutzt haben.

Das hybride Arbeitsmodell fühlt sich möglicherweise wie eine immense Herausforderung an. Mit Tools wie SION ist es jedoch möglich, die Plattform für die Zusammenarbeit aufzubauen, die dein Unternehmen braucht, um erfolgreich zu sein.