Collaboration-Software – Markt, Vorteile und was Sie beim Kauf beachten sollten

​Der Markt für Collaboration-Software

Collaboration-Software wurde 1990 als "Gruppenprozesse plus Software zu deren Unterstützung" beschrieben. Heute nutzt Collaboration-Software bestehende Technologien, um Gruppen in die Lage zu versetzen, miteinander zu kommunizieren, sich auszutauschen, zu koordinieren, zu kooperieren, Probleme zu lösen, zu verhandeln oder sogar miteinander zu konkurrieren, um eine Aufgabe zu erfüllen. Collaboration-Software, auch bekannt als kollaborative Software oder Groupware, ermöglicht die Verwaltung, gemeinsame Nutzung und Verarbeitung von Dateien, Dokumenten und anderen Datentypen zwischen mehreren Benutzern und Systemen, jederzeit und überall.

Teamarbeit ist heute Standard in jedem Unternehmen. Projekte sind zunehmend funktionsübergreifend und die Zusammenarbeit ist heute ein wichtiger Aspekt des Projektmanagements. Dennoch gibt es nach wie vor die gleichen Fallstricke - zu viel Zeit für Besprechungen, zu viele E-Mail-Diskussionen und zu viel Arbeit. Projekte kommen nur schwer voran, Verzögerungen sind unvermeidlich und die Budgets werden überschritten. Die Zeit ist reif für die digitale Transformation der Unternehmen und die Mitarbeiter sollten jetzt die Werkzeuge erhalten, die ihrem Potenzial entsprechen - in Form einer echten Kollaborationsplattform für Unternehmen.

Der weltweite Marktumsatz mit Collaboration-Software ist in den letzten Jahren gestiegen, von rund sieben Milliarden US-Dollar im Jahr 2015 auf über 12 Milliarden im Jahr 2019. Es wird prognostiziert, dass der Marktumsatz mit Kollaborationssoftware weiter steigt und im Jahr 2024 etwa 13,58 Milliarden US-Dollar erreichen wird.

Was ist der Zweck von Collaboration-Software?

Was ist Collaboration-Software und wofür wird sie eingesetzt? Der Hauptzweck von Collaboration-Software besteht darin, die Produktivität von Einzelpersonen in einer Gruppe oder einem Team innerhalb einer Organisation zu steigern, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Benutzer können Aufgaben koordinieren und einen individuellen Arbeitsbereich erstellen, dem Arbeitsabläufe und Daten hinzugefügt werden können. Der Nutzer, der den Arbeitsbereich erstellt hat, kann anderen Nutzern den Zugriff, die Anzeige und die Durchführung von Änderungen gestatten. Zudem werden alle an Daten und Dateien vorgenommenen Änderungen mit allen Benutzern synchronisiert. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und über die neuesten Informationen verfügen.

Collaboration-Software hat zwei Dimensionen, die sich auf die Zeit und den Standort beziehen.

Zeit

• Echtzeit oder synchron - Benutzer erledigen Aufgaben gemeinsam und zur gleichen Zeit.
• Asynchron - die Benutzer arbeiten zu unterschiedlichen Zeiten zusammen.

Standort

• Von Angesicht zu Angesicht oder an einem Ort - die Benutzer erledigen ihre Aufgaben gemeinsam an einem Ort.
• Entfernung oder nicht kollokiert - Benutzer arbeiten von verschiedenen Orten aus zusammen.
  
  

Was sind die Vorteile von Collaboration-Software?

Sie wissen jetzt, was Collaboration-Software ist, aber was sind die wichtigsten Vorteile? Es gibt eine Reihe von Vorteilen von Collaboration-Software, die zu einer effizienteren und effektiveren Erfüllung von Aufgaben und Zielen führen können. Wenn Sie verstehen, was Collaboration-Software leistet, können Sie die Einführung in Ihrem Unternehmen rechtfertigen und die Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitern fördern. Der Einsatz einer guten Collaboration-Software bringt viele Vorteile mit sich.

• 1. Zeitersparnis - Zeit ist Geld
  Je mehr Zeit Sie sparen, desto mehr sparen Sie an unerwünschten Ausgaben und desto besser ist es für Ihr Unternehmen. Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern ermöglicht die schnellere Erreichung von Zielen. Durch den Einsatz von Collaboration-Software wird die uneinheitliche, unkoordinierte Arbeit verschiedener Mitarbeiter an einem bestimmten Projekt vermieden, was nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen und Aufwand spart. Wenn Sie Kosten für Projekte senken wollen, kann Collaboration-Software Ihnen dabei helfen.
  
  
• 2. Verbessert das Projektmanagement
  Ein Projekt, ein Team, seine Mitglieder und deren Fortschritte im Griff zu behalten, ist nie einfach. Koordination und Kommunikation sind von größter Bedeutung, wenn Sie ein Projekt abschließen wollen. Effektive und effiziente Zusammenarbeit ist eines der besten Mittel, um sicherzustellen, dass Sie das Beste aus Ihrem Team herausholen. Sie öffnet Kommunikationswege und sorgt dafür, dass alles nach Plan läuft, um Fehler und Unklarheiten zu vermeiden, die Projekte verzögern können.
  
  
• 3. Stärkung der Teambeziehungen
  Eine todsichere Methode zum Aufbau effektiver Arbeitsbeziehungen zwischen den Mitarbeitern besteht darin, sie bei der Erledigung von Aufgaben und Projekten zusammenarbeiten zu lassen. Collaboration-Software ist genau darauf ausgerichtet und erleichtert es den Teams wie eine konzertierte Einheit mit einem einzigen Ziel zusammen zu arbeiten. Dadurch fühlen sich Teams wohl und haben Vertrauen, wenn es um die Erreichung gemeinsamer Ziele geht.
  
  
• 4. Bessere Organisation
  Die Organisation von Aufgaben war schon immer ein Problem für Unternehmen. Es ist typisch, dass man bei Projektabläufen den Überblick darüber verliert, was bereits getan wurde und was noch zu tun ist. Collaboation-Software hilft bei der Aufrechterhaltung der Organisation und der Verwaltung der Arbeitsabläufe durch offene Kommunikation und Koordination zwischen den beteiligten Personen und Teams.
  
  

Was leistet Collaboration-Software?

Wir haben definiert, was Collaboration-Software ist, aber wofür wird sie eingesetzt? Das Büro, wie wir es kennen, hat sich vor allem durch Technologiesprünge weiterentwickelt. Unternehmensorganisationen sind nicht mehr durch Grenzen beschränkt. Früher musste man physisch im Büro sein, um mit Mitarbeitern zusammenzuarbeiten und Projekte voranzutreiben. Heute kann man sich in einem anderen Teil der Welt oder zu Hause aufhalten und trotzdem zu den Arbeitsabläufen beitragen, mit den Teammitgliedern in Kontakt bleiben und den Arbeitsfortschritt im Auge behalten. Die Technologie hat die Telearbeit und die mobilen Arbeitskräfte hervorgebracht, und die Collaboration-Software hat viel damit zu tun.

• In einer im April 2020 durchgeführten Meinungsumfrage gaben 20 % der Erwachsenen an, dass sie von zu Hause aus arbeiten können und dies dank Covid-19 tun. (YouGov, 2020)
• Aufgrund der Pandemie arbeiten 44 % der Erwachsenen an 5 oder mehr Tagen pro Woche von zu Hause aus. Vor dem Ausbruch der Pandemie hatten nur 17 % diese Möglichkeit. (Clutch.co, 2020)
• 16 % der Befragten gaben in einer Umfrage an, dass sie ständig aus der Ferne arbeiten, während 35 % sagten, dass sie nur gelegentlich aus der Ferne arbeiten. (GitLab, 2020)
• 57 % der Unternehmen erhöhen aufgrund der Coronavirus-Pandemie ihre Ausgaben für Collaboration-Tools und andere Software. (TrustRadius, 2020)
  
  

Was sollten Sie bei der Anschaffung von Collaboration-Software beachten?

Die Anschaffung und Implementierung von Collaboration-Software ist eine wichtige Unternehmensentscheidung. Es ist entscheidend, dass Sie bestimmte Faktoren und Anforderungen in Bezug auf Ihr Unternehmen bewerten. Sie möchten keine Zeit und kein Geld für ein umfassendes Collaboration-Paket verschwenden, wenn Sie im Grunde nur ein gutes internes Kommunikationssystem benötigen. Zusätzlich ist eine vorausschauende Planung wichtig, wann die Zahl Ihrer Mitarbeiter steigen könnte und somit die Anzahl der anfallenden Aufgaben deutlich steigt. Wenn Sie Ihr Unternehmen jetzt mit einer skalierbaren Collaboration-Software zukunftssicher machen, sind Sie für künftige Herausforderungen gerüstet.

Im Folgenden finden Sie einige Faktoren, die Sie bei der Anschaffung einer Collaboration-Software im Auge behalten sollten:

• 1. Bedürfnisse
  Viele Kollaborationsplattformen bieten die erfreuliche Sofortlösung für viele Management- und Kollaborationsprobleme. Bevor Sie sich jedoch auf eine Collaboration-Software einlassen, müssen Sie Ihre spezifischen Bedürfnisse ermitteln. Wie werden die bestehenden Probleme gelöst? Was kann die Software tatsächlich leisten, und wie funktioniert sie? Wird sie in der Cloud gehostet oder vor Ort installiert? Werden Ihre Daten und Dateien sicher sein? Sobald Sie die Einzelheiten auf der Grundlage Ihrer Parameter bestimmt haben und sich ein klareres Bild gemacht haben, können Sie zum nächsten wichtigen Faktor übergehen.
  
  
• 2. Funktionen
  Die Software sollte über alle grundlegenden Funktionen verfügen, die Sie benötigen, um ein effektives Produktivitätswerkzeug für Ihre Mitarbeiter zu sein. Die Funktionen müssen einfach zu bedienen, reaktionsschnell und robust genug sein, um die Arbeit zu erledigen. Sie müssen die Effizienz steigern und die Leistung der Benutzer verbessern, ohne sie zu belasten. Um aus erster Hand zu erfahren, wie die Funktionen funktionieren, können Sie kostenlose Testversionen nutzen, die in der Regel von den Anbietern angeboten werden. Für zusätzliche Informationen können Sie auch das Feedback von Kunden und Bewertungen von Branchenexperten lesen.
  
  
• 3. Kosten
  Dies ist immer eine wichtige Überlegung, da eine Kaufentscheidung stark von Ihrem Budget abhängt. Ihre Investition muss angemessen sein und den langfristigen Wert des Produkts und die damit verbundenen Wartungskosten berücksichtigen. Wird z.B. auch ein Hardware-Upgrade erforderlich sein?
  
  
• 4. Support
  Ein zuverlässiger technischer und Hersteller-Support ist ein Muss. Schulungen, Anleitungen und ein Wissenszentrum sollten im Lieferumfang der Software enthalten sein. Es muss regelmäßige Updates und Verbesserungen geben, damit die Software immer auf dem aktuellsten Stand ist.

Quelle: Finances Online